Managed IT Services vs. interne IT: Was ist die richtige Lösung für Ihr Unternehmen?

Eine zuverlässige IT ist für Unternehmen heute ein wichtiger Bestandteil des täglichen Geschäftsbetriebs. Arbeitsplätze, Netzwerke, Cloud-Anwendungen, Datenbanken und Kommunikationssysteme müssen verfügbar sein und gleichzeitig geschützt werden. Deshalb stehen viele Unternehmen vor der Frage, ob sie ihre IT vollständig mit eigenen Mitarbeitern betreiben oder bestimmte Aufgaben an einen externen Dienstleister übertragen sollten.

Managed IT Services bieten die Möglichkeit, ausgewählte oder umfangreiche IT-Aufgaben dauerhaft auszulagern. Eine interne IT-Abteilung ermöglicht dagegen eine direkte Steuerung der technischen Umgebung und der internen Abläufe. Beide Modelle haben unterschiedliche Anforderungen und Auswirkungen auf Personal, Kosten, Sicherheit und Verantwortlichkeiten. Welche Lösung geeignet ist, hängt daher von der individuellen Situation des Unternehmens ab.

Was sind Managed IT-Services?

Managed IT Services bezeichnen die laufende Betreuung und Verwaltung von IT-Systemen durch einen externen Dienstleister. Je nach vereinbartem Leistungsumfang können dazu beispielsweise technischer Support, Systemüberwachung, Wartung, Benutzerverwaltung, Netzwerkbetreuung, Datensicherung und Sicherheitsmaßnahmen gehören.

Im Gegensatz zu einer rein reaktiven Unterstützung geht es bei Managed Services häufig um eine kontinuierliche Betreuung. Systeme können regelmäßig überwacht, Wartungsarbeiten geplant und technische Probleme frühzeitig erkannt werden. Unternehmen können dadurch bestimmte Aufgaben auslagern, während sich die eigenen Mitarbeiter stärker auf geschäftliche und strategische Tätigkeiten konzentrieren.

Unternehmen, die sich zunächst einen Überblick über mögliche externe Leistungen verschaffen möchten, können sich über IT-Dienstleistungen für Unternehmen informieren.

Wie funktioniert eine interne IT-Abteilung?

Bei einer internen IT-Abteilung werden technische Aufgaben von eigenen Mitarbeitern übernommen. Dazu gehören je nach Unternehmensgröße beispielsweise die Betreuung von Computern und Servern, Netzwerkverwaltung, Benutzerkonten, Softwareverwaltung, Datensicherung und IT-Sicherheit.

Ein wesentlicher Vorteil besteht darin, dass interne Mitarbeiter die Geschäftsprozesse und Anforderungen des Unternehmens unmittelbar kennen. Sie können technische Entscheidungen direkt mit anderen Abteilungen abstimmen und interne Abläufe entsprechend berücksichtigen.

Gleichzeitig benötigt eine interne IT ausreichend Personal und Fachwissen. Gerade bei komplexeren IT-Umgebungen müssen verschiedene Bereiche abgedeckt werden. Dazu zählen unter anderem Netzwerktechnik, Cloud-Systeme, IT-Sicherheit, Datenschutz, Datensicherung und die Reaktion auf Sicherheitsvorfälle.

Managed IT Services und interne IT im Vergleich

Die beiden Modelle unterscheiden sich vor allem hinsichtlich Verantwortlichkeit, Ressourcen und Fachwissen. Bei einer internen IT verbleiben die meisten Aufgaben innerhalb des Unternehmens. Bei Managed IT Services werden bestimmte Tätigkeiten dauerhaft an einen externen Partner übertragen.

Kontrolle und Verantwortlichkeiten

Eine interne IT bietet dem Unternehmen eine direkte Kontrolle über Systeme, Prozesse und technische Entscheidungen. Die Verantwortlichkeiten liegen innerhalb der eigenen Organisation und können unmittelbar gesteuert werden.

Bei Managed IT Services werden die Zuständigkeiten dagegen vertraglich festgelegt. Unternehmen sollten deshalb genau definieren, welche Aufgaben der Dienstleister übernimmt und welche Verantwortlichkeiten intern bleiben. Eine klare Leistungsbeschreibung verhindert spätere Missverständnisse.

Verfügbarkeit des IT-Supports

Auch die Verfügbarkeit des Supports spielt eine wichtige Rolle. Bei einer internen IT hängt die Betreuung häufig von der Anzahl und Verfügbarkeit der eigenen Mitarbeiter ab. Urlaub, Krankheit oder personelle Engpässe können insbesondere bei kleinen Teams zu Einschränkungen führen.

Bei einem externen Modell können feste Supportzeiten und definierte Reaktionszeiten vereinbart werden. Welche Leistungen tatsächlich verfügbar sind, hängt jedoch immer vom jeweiligen Vertrag und Leistungsumfang ab.

Eine Möglichkeit für Unternehmen besteht darin, bestimmte technische Aufgaben über eine Fernbetreuung der IT abzudecken.

IT-Sicherheit als Entscheidungsfaktor

Die IT-Sicherheit sollte bei der Entscheidung zwischen interner und externer Betreuung nicht isoliert betrachtet werden. Cyberangriffe, Schadsoftware, kompromittierte Zugangsdaten und Sicherheitslücken können den laufenden Geschäftsbetrieb erheblich beeinträchtigen.

Eine interne IT kann Sicherheitsmaßnahmen direkt in bestehende Prozesse integrieren. Dafür sind jedoch entsprechende Kenntnisse und ausreichend Zeit erforderlich. Sicherheitsrichtlinien müssen regelmäßig überprüft und technische Systeme kontinuierlich aktualisiert werden.

Bei Managed IT Services können bestimmte Sicherheitsaufgaben durch externe Fachkräfte übernommen werden. Dazu können beispielsweise Systemüberwachung, Sicherheitskonfigurationen, Schwachstellenmanagement oder technische Prüfungen gehören.

Welche Maßnahmen tatsächlich notwendig sind, hängt unter anderem von der Unternehmensgröße, der IT-Infrastruktur und der Art der verarbeiteten Daten ab. Einen Überblick über mögliche IT-Sicherheitslösungen für Unternehmen kann bei der ersten Orientierung unterstützen.

Welche IT-Aufgaben können ausgelagert werden?

Nicht jede Aufgabe muss vollständig intern oder vollständig extern organisiert werden. Unternehmen können einzelne Bereiche auswählen und abhängig von ihren Anforderungen betreuen lassen.

Typische Aufgaben sind:

1. Technischer IT-Support: Mitarbeiter erhalten Unterstützung bei Problemen mit Geräten, Anwendungen, Benutzerkonten oder Zugängen.
2. Systemüberwachung: Server, Netzwerke und ausgewählte Systeme können regelmäßig überwacht werden, um technische Auffälligkeiten frühzeitig zu erkennen.
3. Wartung und Aktualisierung: Software, Systeme und technische Komponenten können nach festgelegten Prozessen aktualisiert und gewartet werden.
4. Datensicherung: Sicherungskonzepte können eingerichtet, überwacht und regelmäßig auf ihre Wiederherstellbarkeit geprüft werden.
5. IT-Sicherheit: Sicherheitsmaßnahmen können intern umgesetzt und durch externe Fachkenntnisse ergänzt werden.
6. Technische Beratung: Bei größeren Veränderungen oder neuen IT-Projekten können externe Spezialisten zusätzliches Fachwissen bereitstellen.

Welche Aufgaben ausgelagert werden, sollte nicht pauschal entschieden werden. Entscheidend sind die vorhandenen internen Ressourcen, die technische Komplexität und die Bedeutung der jeweiligen Systeme für den Geschäftsbetrieb.

Welche Kosten entstehen bei interner IT und Managed Services?

Die Kosten einer IT-Lösung bestehen aus mehr als den monatlichen Ausgaben für einen Dienstleister. Bei einer internen IT müssen beispielsweise Gehälter, Weiterbildung, Hardware, Software, Sicherheitslösungen und Vertretungsregelungen berücksichtigt werden.

Bei Managed IT Services werden die Kosten häufig anhand des vereinbarten Leistungsumfangs berechnet. Dadurch können bestimmte Ausgaben planbarer werden. Gleichzeitig sollten Unternehmen genau prüfen, welche Leistungen im Vertrag enthalten sind und für welche Tätigkeiten zusätzliche Kosten entstehen können.

Auch die Anzahl der Benutzer, Standorte, Geräte und Systeme beeinflusst den tatsächlichen Aufwand. Deshalb sollte ein Kostenvergleich immer auf der konkreten IT-Umgebung des Unternehmens basieren.

Bei der Planung können Unternehmen auch die Kosten der IT-Betreuung in die Gesamtkalkulation einbeziehen.

Compliance und regulatorische Anforderungen

Neben technischen Anforderungen müssen Unternehmen je nach Branche und Geschäftsmodell auch Vorgaben in den Bereichen Datenschutz, Informationssicherheit, Dokumentation und Risikomanagement berücksichtigen.

Bei einer internen IT müssen entsprechende Prozesse selbst entwickelt und regelmäßig gepflegt werden. Dazu gehören beispielsweise Zugriffsrechte, Sicherheitsrichtlinien, Dokumentation und technische Kontrollen.

Externe IT-Dienstleister können bei der technischen Umsetzung bestimmter Anforderungen unterstützen. Die Verantwortung des Unternehmens für seine eigenen Geschäftsprozesse und gesetzlichen Verpflichtungen bleibt jedoch bestehen. Deshalb sollten Zuständigkeiten bereits bei der Planung eindeutig festgelegt werden.

Weitere Informationen zu IT-Compliance und regulatorischer Bereitschaft können Unternehmen dabei helfen, die verschiedenen Anforderungen besser einzuordnen.

Umgang mit IT-Sicherheitsvorfällen

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Reaktion auf Sicherheitsvorfälle. Wenn ein Unternehmen von einem Cyberangriff oder einer anderen schwerwiegenden IT-Störung betroffen ist, müssen technische und organisatorische Maßnahmen koordiniert werden.

Eine interne IT kann entsprechende Prozesse selbst entwickeln. Dafür müssen Zuständigkeiten, Eskalationswege und Wiederherstellungsmaßnahmen bereits vor einem Vorfall festgelegt werden. Ohne vorbereitete Abläufe kann die Reaktion deutlich schwieriger werden.

Bei einer externen Betreuung können bestimmte Aufgaben im Bereich der Vorfallreaktion ebenfalls ausgelagert oder ergänzt werden. Unternehmen sollten daher bereits bei der Auswahl eines IT-Modells prüfen, welche Unterstützung im Ernstfall tatsächlich verfügbar ist.

Ein definierter Dienst zur Reaktion auf Sicherheitsvorfälle kann dabei Bestandteil eines umfassenderen Sicherheitskonzepts sein.

Wann kann ein hybrides IT-Modell sinnvoll sein?

Unternehmen müssen sich nicht zwingend zwischen einer vollständig internen IT und einer vollständigen Auslagerung entscheiden. Ein hybrides Modell kombiniert interne Ressourcen mit externer Unterstützung.

Dabei können beispielsweise alltägliche Aufgaben intern übernommen werden, während Spezialbereiche wie IT-Sicherheit, Netzwerküberwachung oder bestimmte technische Projekte extern unterstützt werden.

Ein solches Modell kann besonders für Unternehmen interessant sein, die bereits über interne IT-Mitarbeiter verfügen, aber nicht für jeden Spezialbereich eigene Fachkräfte beschäftigen möchten. Die genaue Aufteilung sollte sich an den tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens orientieren.

Welche Fragen sollten Unternehmen vor der Entscheidung stellen?

Vor der Entscheidung für ein bestimmtes IT-Modell sollte die aktuelle Situation möglichst genau analysiert werden. Dabei sollten nicht nur die Kosten, sondern auch technische und organisatorische Anforderungen berücksichtigt werden.

Folgende Fragen können dabei helfen:

• Wie viele Mitarbeiter und Standorte müssen betreut werden?
• Welche Systeme sind für den Geschäftsbetrieb besonders wichtig?
• Welche Supportzeiten werden benötigt?
• Welche IT-Kenntnisse sind intern vorhanden?
• Wie werden Sicherheitsupdates und Wartungen durchgeführt?
• Wie werden Daten gesichert?
• Werden Wiederherstellungen regelmäßig getestet?
• Gibt es einen Notfallplan für IT-Sicherheitsvorfälle?
• Welche regulatorischen Anforderungen müssen erfüllt werden?
• Welche Aufgaben sollen dauerhaft intern bleiben?
• Welche Aufgaben könnten extern übernommen werden?

Die Antworten auf diese Fragen schaffen eine bessere Grundlage für die Auswahl eines geeigneten IT-Betriebsmodells.

Worauf sollte bei Managed IT Services geachtet werden?

Bei der Auswahl eines externen IT-Modells sollte nicht nur auf den Preis geachtet werden. Entscheidend ist, ob der angebotene Leistungsumfang zu den technischen und organisatorischen Anforderungen des Unternehmens passt.

Leistungsumfang, Supportzeiten, Reaktionszeiten, Zuständigkeiten und Eskalationswege sollten möglichst eindeutig dokumentiert werden. Auch die Behandlung von Sicherheitsvorfällen und die Kommunikation zwischen Unternehmen und Dienstleister sollten klar geregelt sein.

Unternehmen sollten außerdem prüfen, wie flexibel sich der Service an zukünftige Veränderungen anpassen lässt. Neue Standorte, zusätzliche Mitarbeiter, Cloud-Anwendungen oder höhere Sicherheitsanforderungen können den IT-Bedarf verändern.

Fazit

Managed IT Services und eine interne IT-Abteilung verfolgen unterschiedliche Ansätze für die Organisation und Betreuung von IT-Systemen. Eine interne IT ermöglicht eine direkte Einbindung in die Geschäftsprozesse, während externe IT-Services bestimmte Aufgaben und Fachbereiche außerhalb des Unternehmens abdecken können.

Für die Entscheidung sollten Unternehmen ihre eigenen Anforderungen betrachten. Dazu gehören unter anderem vorhandene Fachkräfte, technische Komplexität, Sicherheitsbedarf, Supportanforderungen, Kosten und Compliance. Auch eine Kombination aus interner IT und externer Unterstützung kann eine mögliche Organisationsform darstellen. Unternehmen, die ihre Sicherheitsanforderungen genauer prüfen möchten, finden weitere Informationen zur IT-Sicherheitsberatung.

Häufig gestellte Fragen

1. Was sind Managed IT Services?

Managed IT Services umfassen die laufende Betreuung bestimmter IT-Aufgaben durch einen externen Dienstleister.

2. Muss ein Unternehmen eine eigene IT-Abteilung haben?

Nein. Die geeignete Struktur hängt von Größe, technischen Anforderungen, Fachwissen und Geschäftsprozessen des Unternehmens ab.

3. Können interne IT und externe IT-Services kombiniert werden?

Ja. Bei einem hybriden Modell können interne Mitarbeiter bestimmte Aufgaben übernehmen, während externe Spezialisten zusätzliche Bereiche betreuen.

4. Welche IT-Aufgaben werden häufig ausgelagert?

Dazu gehören beispielsweise Support, Systemüberwachung, Wartung, Datensicherung, IT-Sicherheit und technische Beratung.

5. Was sollte bei einem externen IT-Service geregelt werden?

Leistungsumfang, Zuständigkeiten, Supportzeiten, Reaktionszeiten, Sicherheitsmaßnahmen und Eskalationsprozesse sollten eindeutig festgelegt werden.